Bewerbung per E-Mail

Die Bewerbung per E-Mail ist mittlerweile die am weitesten verbreitete Form der Bewerbung. Immer mehr Arbeitgeber bevorzugen die Bewerbungsunterlagen im digitalen Format. Leider hat das auch zur Folge, dass sich Jobsuchende bei der Bewerbung per E-Mail teilweise weniger Mühe geben, als mit der klassischen Bewerbung, da diese die Möglichkeit bietet, Unterlagen sehr schnell zu erstellen und an den Mann zu bringen. Dabei sind fehlerhafte Bewerbungen der wohl leichtfertigste Weg, sich eine Absage einzuhandeln.

Da du allerdings gerade extra den Aufwand betreibst, im Internet nach der richtigen Art der E-Mail-Bewerbung zu recherchieren, gehörst du wohl nicht zu der Sorte von Bewerbern, die Ihre Bewerbung zu sorglos versenden. Herzlichen Glückwunsch, denn damit hast du schon einmal den richtigen Weg eingeschlagen. Bei uns erfährst du nun, worauf du bei deiner Bewerbung achten solltest und welche häufigen Fehler es zu vermeiden gilt. Zudem liefern wir dir einige Textvorlagen für deine E-Mail-Bewerbung.

Wann sollte ich meine Bewerbung per E-Mail versenden?

Grundsätzlich solltest du deine Bewerbung immer digital versenden – es sei denn, in der Stellenausschreibung ist explizit eine andere Form der Bewerbung gefordert. Auch wenn die Zahl der Unternehmen stetig sinkt, mag es noch ein paar alteingesessene Arbeitgeber geben, die eine Bewerbung in Papierform bevorzugen. Diesem Wunsch solltest du dann unbedingt nachkommen, dennn die Aufforderungen einer Stellenbeschreibung zu ignorieren wirft kein gutes Licht auf deine Eigenschaften als Arbeitnehmer.

Ist das nicht der Fall, bleiben dir üblicherweise noch zwei Arten der Bewerbung: Die Bewerbung per E-Mail oder die Bewerbung per Online-Formular. Doch für welche Variante solltest du dich nun entscheiden?

Die Bewerbung per Mail ist für dich in der Regel komfortabler, da die fertigen Bewerbungsunterlagen so mit ein paar wenigen Klicks versandt werden können. Allerdings ist es eine deiner Aufgaben als Bewerber, es dem Empfänger der Bewerbung so einfach wie möglich zu gestalten. Bei kleineren und mittelständischen Firmen mag es oftmals keinen Unterschied machen, ob die Bewerbung per E-Mail oder Bewerbungsformular eingeht.

Anders kann sich das bei großen Konzernen verhalten, die eine große Flut täglicher E-Mail Bewerbungen verarbeiten müssen. Diesen hilft Ihr Online-System oftmals, die Bewerberdaten schneller in Ihrer Software zu erfassen und zu verarbeiten. Da du verhindern solltest, dass deine Bewerbung negativ assoziiert wird (Mehraufwand) solltest du das aufwendigere Bewerbungsformular bei manchen Firmen eventuell in Betracht ziehen. Befindest du dich jedoch in der Situation, in der es für dich wichtig ist, viele Bewerbungen in einem kurzen Zeitraum zu verschicken, ist es für dich vielleicht effektiver, alle Bewerbungen per Mail versenden.

UNSER TIPP!Berücksichtige unbedingt alle Anforderungen und Wünsche des Arbeitgebers und mache dem Personalentscheider die Sichtung deiner Bewerbungsunterlagen so einfach wie möglich.

Darauf musst du bei deiner Bewerbung per E-Mail achten

Du hast dich nun für die Bewerbung per E-Mail entschieden? Dann beschäftigen wir uns nun genauer mit den einzelnen Bestandteilen der E-Mail-Bewerbung und was es dabei zu beachten gibt. Nachgehend findest du eine Grafik, auf welcher die wichtigsten Bestandteile der zu verfassenden E-Mail aufgelistet sind. Dabei gehen wir nachgehend noch etwas genauer auf diese Punkte ein.

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E-Mail-Adresse (Absender)

Mit deiner Bewerbung möchtest du sicherlich einen durchwegs professionellen und seriösen Eindruck hinterlassen. Dies sollte auch deine E-Mail-Adresse widerspiegeln. Verwende also eine angebrachte E-Mail-Adresse, welche sich im besten Fall aus deinem Vor- und Nachnamen zusammensetzt. Die E-Mail sollte von einem bekannten und vertrauenswürdigen Provider (z. B. Googlemail oder GMX) stammen und niemals aus einem Pseudonym bestehen.

E-Mail-Adresse (Empfänger)

Maximal ärgerlich ist es, wenn du dir viel Mühe mit deiner Bewerbung machst, aber diese nie beim Empfänger ankommt. Deshalb solltest du nicht nur penibel darauf achten, die Empfängeradresse korrekt einzugeben, sondern auch darauf, dass deine Bewerbung bei der richtigen Person ankommt. In den seltensten Fällen ist die allgemeine E-Mail (z. B. info@muster-ag.com) die Richtige für deine Bewerbung.

Diese solltest du nämlich direkt an deinen Ansprechpartner schicken oder zumindest an das entsprechende Postfach der Personalabteilung. Andernfalls besteht die Gefahr, dass deine Bewerbung nicht – oder erst verspätet – bei der richtigen Stelle landet. Die korrekte E-Mail-Adresse für deine Bewerbung solltest du immer in der Stellenbeschreibung finden, alternativ musst du dich vielleicht um eine kurze Recherche auf der Unternehmenshomepage oder einen persönlichen Anruf bemühen.

Betreffzeile

Bereits aus der Betreffzeile sollen alle wichtigen Informationen hervorgehen. So muss auf den ersten Blick erkennbar sein, dass es sich um eine Bewerbung auf einen konkreten Job handelt. Alleine der Betreff „Bewerbung“ oder „Industriekaufmann“ sind also nicht ausreichend. Im Idealfall setzt sich die Betreffzeile aus „Bewerbung als“, der genauen Stellenbezeichnung sowie aus der Job-ID / Referenznummer zusammen (sofern vorhanden).

Deine Betreffzeile kann also wie folgt aussehen:

„Bewerbung als Finanz- und Lohnbuchhalter (Job-ID: 2022-149)“

Bewerbungstext

Du hast dich bereits um ein gelungenes Bewerbungsanschreiben bemüht und stehst jetzt vielleicht vor der Frage, wie du den Text deiner Bewerbung per E-Mail gestalten sollst? Dazu knüpfen wir uns zunächst einmal ein paar häufig auftretende Fehler vor. Diese solltest du für deinen Text deiner Mail vermeiden:

• Du kopierst einfach dein Bewerbungsanschreiben in das Textfeld deiner E-Mail
• Dir fehlt die passende Formulierung, also schickst du deine Bewerbung einfach kommentarlos ab
• Der Text in der E-Mail ist zu lang und bietet dabei ausschließlich redundante Informationen

Im Text deiner E-Mail sollte also nicht dein komplettes Anschreiben zu finden sein. Dieser sollte lediglich dazu dienen, einen freundlichen und kompetenten ersten Eindruck zu vermitteln, dem Empfänger eine korrekte Zuordnung der Bewerbung zu ermöglichen und deine Kontaktdaten schnell auffindbar zu platzieren. Das Anschreiben und alle weiteren wichtigen Informationen sollten alleine in den angehängten Dokumenten zu finden sein.

Hast du, wie sehr viele Bewerber, Probleme damit, ein aussagekräftiges und gut formuliertes Anschreiben zu erstellen, kannst du dein Bewerbungsschreiben auch von unseren Experten erstellen lassen – oder sogar deine ganze Bewerbungsmappe. Mehr Informationen dazu findest du auch hier!

Insgesamt sollte der Text in deiner E-Mail folgende Informationen enthalten:

• Namentliche Anrede (nach Möglichkeit)
• Hinweis auf die Bewerbungsdokumente im Anhang unter Nennung der genauen Stellenbezeichnung und Referenznummer (falls vorhanden)
• Ggf. Hinweis auf Erreichbarkeit
• Höflichkeitsfloskel (z. B. „Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören.“)
• „Mit freundlichen Grüßen“
• Vor- und Nachname
• Signatur (optional)
• Kontaktdaten (In der Signatur oder bereits zuvor im Text eingebaut)

Im weiteren Verlauf dieses Artikels findest du auch ein paar Beispielsätze und Musterformulierungen von uns, um sie für deine Bewerbung per E-Mail zu verwenden oder an welchen du dich orientieren kannst.

UNSER TIPP!Im Text deiner E-Mail sollten keine Informationen übermittelt werden, die in deinen Bewerbungsdokumenten fehlen. Stelle also sicher, dass alle Informationen in deinen Bewerbungsdokumenten deines E-Mail-Anhanges auftauchen. So verhinderst du, dass wichtige Angaben verloren gehen oder nicht berücksichtigt werden.

Die Anhänge

Deine angehängten Dokumente sind selbstverständlich der Kern deiner Bewerbung per Mail und sollten wie folgt strukturiert werden:

1. Deckblatt
2. Anschreiben
3. Lebenslauf
4. Motivationsschreiben (optional)
5. Zeugnisse & Zertifikate

Auch bei den Anhängen gibt es einige Punkte zu beachten. Verschicken solltest du diese ausschließlich im PDF-Format. Editerbare Dokumente zu versenden macht in erster Line keinen sehr seriösen Eindruck und birgt für den Arbeitgeber zudem die Gefahr von potenziellen Virenattacken. Deshalb solltest du deine Bewerbung auch niemals als ZIP-Datei versenden. Denn diese sind bekannt dafür, Viren zu beinhalten und werden deswegen von Unternehmen teilweise gar nicht mehr geöffnet oder direkt vom E-Mail-Programm aussortiert.

Ein zweiter wichtiger Punkt, um die Zustellbarkeit zu gewähren, ist die Dateigröße. Deine Dokumente sollten insgesamt nicht größer als 5 MB sein, da mit steigender Dateigröße die Gefahr wächst, dass deine Bewerbung sonst vom Postfach abgelehnt wird. Auch wenn das bei den meisten Postfächern mittlerweile nicht mehr der Fall sein dürfte, solltest du dieses unnötige Risiko vermeiden. Zur Verkleinerung von PDF-Dokumenten gibt es online zahlreiche kostenlose Software- oder Webanwendungen, die es dir erlauben deine Bewerbungsunterlagen zu komprimieren

Unter den Gesichtspunkt, den Personalentscheidern das Leben so einfach wie möglich zu machen, fällt auch die Anzahl an zu versendenden Dokumente. Mit steigender Berufserfahrung kommen auch immer mehr Arbeitszeugnisse, Zertifikate und ähnliche Dokumente zusammen. Diese alle einzeln zu verschicken, sorgt für einen unnötigen Verlust der Übersichtlichkeit und vermehrten Zeitaufwand für den Leser. Deshalb solltest du deine Dokumente zu einer einzigen PDF-Datei zusammenfügen und als ein gesamtes Dokument verschicken. Auch hierfür gibt es kostenlose Software, wie das Programm PDF24.

UNSER TIPP!Sende deine Bewerbung zuerst an deine eigene E-Mail-Adresse. Vielleicht fallen dir dann noch Fehler ins Auge. Zudem kannst du überprüfen, ob alle Anhänge korrekt dargestellt werden.

E-Mail-Texte für deine Bewerbung

Worauf du bei dem Text in der E-Mail für deine Bewerbung achten musst, haben wir oben stehend bereits beantwortet. Du bist dennoch auf der Suche nach einem passenden Text für deine Bewerbung per E-Mail? Hier haben wir für dich ein paar Mustersätze und Beispiele, an welchen du dich orientieren kannst oder die du für deine Online-Bewerbung verwenden kannst.

E-Mail Text 1 – kurzer Text:

Bewerbung als kaufmännischer Mitarbeiter (Job-ID: 1234)

 

Sehr geehrte Frau Wichtig,

anbei finden Sie meine Bewerbungsunterlagen für die ausgeschriebene Stelle als kaufmännischer Mitarbeiter mit der Job-ID 1234.

Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören und über die Gelegenheit, Sie auch in einem persönlichen Gespräch kennenlernen zu dürfen. Für Fragen stehe ich Ihnen jederzeit per Mail oder unter folgender Telefonnummer zur Verfügung: 0150 1234 4567

Mit freundlichen Grüßen

 

Max Musterbewerber

E-Mail Text 2 – erweiterter Text:

Bewerbung | Key Account Manager | Referenz Nr.: 1234

 

Sehr geehrte Frau Wichtig,

als ich auf Ihre Stellenausschreibung aufmerksam wurde, habe ich mich mit großem Interesse über Ihr Unternehmen informiert. Sowohl Ihre Firma als auch die von Ihnen beschriebenen Aufgaben als Key Account Manager reizen mich als neue Herausforderung sehr. Deshalb lasse ich Ihnen anbei meine Bewerbungsunterlagen zukommen.

Da ich mich derzeit in einem Beschäftigungsverhältnis befinde, erreichen Sie mich am besten unter dieser E-Mail-Adresse. Telefonisch bin ich wochentags ab 16.30 Uhr unter 0150 1234 5678 erreichbar.

Über eine positive Rückmeldung freue ich mich ganz besonders.

Mit freundlichen Grüßen

 

Max Musterbewerber

E-Mail Text 3 – längerer Text:

Bewerbung um die Stelle als Abteilungsleiter

 

Sehr geehrte Frau Wichtig,

durch meine Qualifikation und Berufserfahrung bin ich der festen Überzeugung, Ihre Anforderungen der Stelle als Abteilungsleiter bestens zu erfüllen und Ihr Team ideal verstärken und führen zu können. Bei meinen bisherigen Arbeitgebern konnte ich bereits viel Positives bewirken und ich bin mir sicher, auch für Sie große Erfolge erzielen zu können. Mehr Informationen zu meiner Motivation und Eignung für diese Tätigkeit können Sie meinen beigefügten Bewerbungsunterlagen entnehmen.

Fragen beantworte ich Ihnen gerne per E-Mail oder telefonisch unter folgender Mobilnummer: 0160 1234 4567.

Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit für die Sichtung meiner Bewerbungsunterlagen nehmen! Ich freue mich sehr, wenn ich Sie auch in einem Vorstellungsgespräch von meiner Person und meinen Fähigkeiten überzeugen darf.

Mit freundlichen Grüßen

 

Max Musterbewerber

E-Mail Text 4 – Initiativbewerbung:

Initiativbewerbung für eine Stelle im Bereich Kundenservice

 

Sehr geehrte Frau Wichtig,

auch wenn Sie gerade keine passende Stelle ausgeschrieben haben, möchte ich mich Ihnen hiermit initiativ für eine Stelle im Kundenservice vorstellen. Ihr Unternehmen begeistert mich seit langer Zeit und umso motivierter bin ich für Sie tätig werden zu dürfen.

Ich hoffe sehr, dass sich zeitnah die Möglichkeit einer Beschäftigung ergibt und freue mich über die Chance, mich Ihnen einmal persönlich vorstellen zu dürfen.

Mit freundlichen Grüßen

 

Max Musterbewerber

Die 8 heimlichen Fallen einer Bewerbung per Mail – Marin Wehrle

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Hier geht’s zum eBook von Karrierecoach Martin Wehrle: Geheimakte Vorstellungsgespräch

Bewerbung per E-Mail: No-Gos

Damit du mit deiner E-Mail-Bewerbung einen rund um professionellen und guten Gesamteindruck hinterlässt, befassen wir uns noch kurz mit einigen No-Gos – also Dingen, die du unbedingt vermeiden solltest. Beachte diese Punkte, um nicht früh negativ aufzufallen oder dir leichtfertige Absagen einzuhandeln.

E-Mail als wichtig markieren und Empfangsbestätigungen

Selbstverständlich ist deine Bewerbung von großer Wichtigkeit. Allerdings hinterlässt es nicht gerade einen sympathischen Eindruck, wenn du deine E-Mail als wichtig markierst. Große Personalabteilungen erhalten täglich viele Bewerbungen und wissen selbst zu beurteilen, welche davon besonders schnell bearbeitet werden müssen. Vermeide es darüber hinaus ebenso für deine E-Mail Lese- oder Empfangsbestätigungen anzufordern. So besteht die Gefahr, den Empfänger unnötig zu verstimmen. Bei den meisten Unternehmen solltest du automatisierte Eingangsbestätigungen erhalten, damit du dir sicher sein kannst, dass deine Bewerbung eingegangen ist.

Fehler im E-Mail-Text

Lasse deine kompletten Bewerbungsunterlagen immer nach dem 4-Augen-Prinzip gegenchecken. Jeder macht Fehler, doch vor allem in einer Bewerbung sollten Sie nicht auftauchen. Das zählt sowohl für dein Anschreiben als auch für die Vollständigkeit deiner Bewerbungsunterlagen und den Text deiner E-Mail. Schließlich ist dieser eines der ersten Dinge, welche den Personalentscheidern ins Auge fallen.

Wenn du Niemanden zur Verfügung hast, der deine Unterlagen auf Vollständigkeit kontrolliert, kannst du auch unsere Anschreiben-Checkliste sowie Lebenslauf-Checkliste verwenden. Zudem kannst du Online-Rechtschreibtools wie von Duden.de verwenden, um deine Texte auf Fehler zu überprüfen. Diese erkennen allerdings nicht zwangsläufig alle Mängel, deswegen solltest du sie nur als Ergänzung zur Korrektur einer rechtschreibsicheren Person verwenden.

Zeitpunkt des Versendens

Versende deine Bewerbung nicht zu büro-unüblichen Zeiten oder spätnachts. Das hinterlässt nicht nur einen schlechten Eindruck, sondern hat auch einen weiteren negativen Aspekt: Nach deiner Bewerbung gehen vermutlich noch viele weitere Unterlagen ein und so hat der Personaler bereits viele Bewerbungen gesichtet, bevor er sich mit Deiner befasst. Nach einer Umfrage von Talentworks liegen die Chancen, zum Vorstellungsgespräch eingeladen zu werden zwischen 06.00 und 10.00 Uhr morgens am höchsten.

So liegt deine Bewerbung im Postfach „oben auf“ und bleibt, als eine der ersten gesichteten Bewerbungen, am besten in Erinnerung. Unter den Wochentagen solltest du am ehesten den Montag vermeiden. An diesem Tag sind Personaler mit sehr vielen Bewerbungen und anderen Aufgaben beschäftigt, die sich über das Wochenende aufgestaut haben und befassen sich unter Umständen weniger ausführlich mit deiner Bewerbung.

Nach Rückmeldungen fragen

Auch wenn du in der Bewerbungsphase besonders engagiert bist, solltest du nicht zu früh eine Rückmeldung erwarten. Es ist durchaus normal, dass du in den ersten 2 Wochen kein Feedback erhalten wirst. Früher solltest du in der Regel auch nicht nachhaken, um keinen zu penetranten Eindruck zu hinterlassen. Danach gilt: Nachfragen ist erlaubt, solange dies nicht zu aufdringlich (oder zu oft) erfolgt. Achte also auf einen angemessenen Tonfall in einem Telefonat oder eine gut gewählte Ausdrucksform in deiner E-Mail und setze Personaler nicht unter Druck.

Lange Antwortzeiten

Wenn du dich im Bewerbungsprozess befindest, solltest du deine E-Mails auch mindestens ein Mal täglich überprüfen. Lange Reaktionszeiten auf Einladungen kommen selten gut an. Am besten sorgst du dafür, dass du bei eingehenden E-Mails eine Benachrichtigung auf deinem Smartphone erhältst.

Bewerbung per E-Mail: Checkliste

Damit du dir sicher sein kannst, dass dein Anschreiben zu 100 % vollständig ist, findest du unten stehend unsere interaktive Checkliste. Klicke auf die Kästchen, um einzelne Punkte abzuhaken. Unter der Checkliste findest du zudem den kostenlosen Download.